RODO a praca z AI – o czym musi wiedzieć każda placówka oświatowa i urząd?
Sztuczna inteligencja (AI) to już nie tylko temat z konferencji naukowych i głośnych artykułów w mediach, ale realne narzędzie zmieniające pracę szkół, urzędów i przedsiębiorstw. Coraz więcej osób chce poznać podstawy nowoczesnych technologii oraz skutecznie wdrażać je w zawodowej rzeczywistości. Od czego jednak zacząć, gdy nie mamy doświadczenia w pracy z AI? Kluczowe okazują się dobrze przygotowane szkolenia AI dla początkujących.
Czym jest RODO i dlaczego jest tak ważne w kontekście AI?
RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, dotyczy wszystkich, którzy gromadzą, przetwarzają i przechowują dane osobowe. Wykorzystanie AI w codziennej pracy wiąże się często ze zbieraniem ogromnej ilości informacji o uczniach, rodzicach czy interesantach – od danych kontaktowych, przez wyniki nauczania, po szczegóły dotyczące sytuacji rodzinnej czy zdrowotnej.
Każda szkoła czy urząd wdrażający rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji musi mieć pełną świadomość, że odpowiedzialność za bezpieczeństwo każdego przetwarzanego rekordu ponosi właśnie ta instytucja.
Najważniejsze zasady pracy z AI w zgodzie z RODO
1. Minimum danych i jasny cel przetwarzania
Zbieraj tylko tyle informacji, ile rzeczywiście jest potrzebne do realizacji zadania wspieranego przez AI (np. analiza postępów ucznia). Każdy użytkownik AI powinien znać i przestrzegać zasady minimalizacji danych.
2. Przetwarzanie na podstawie podstawy prawnej
Upewnij się, że każda operacja na danych osobowych ma wyraźną podstawę prawną – może to być zgoda rodzica, obowiązek ustawowy lub prawnie uzasadniony interes szkoły/urzędu.
3. Przejrzystość i informowanie
Rodzic, uczeń, interesant czy pracownik powinien mieć jasną informację, w jaki sposób i w jakim celu jego dane są przetwarzane przez narzędzia AI. Twórz i udostępniaj zrozumiałe polityki informacyjne.
4. Bezpieczne przechowywanie i przesyłanie danych
Zadbaj o szyfrowanie danych, ogranicz dostęp tylko do osób upoważnionych, korzystaj tylko z certyfikowanych narzędzi i rozwiązań chmurowych.
5. Regularny audyt i analiza ryzyka
Systematycznie sprawdzaj, czy wdrożone mechanizmy ochrony danych są skuteczne – przeprowadzaj audyty RODO, testuj odporność zabezpieczeń, aktualizuj instrukcje.
Najczęstsze zagrożenia podczas pracy z AI w oświacie i administracji
- Zbyt szeroki zakres gromadzonych danych (np. pobieranie informacji, które nie są niezbędne do procesu edukacyjnego/administracyjnego),
- Przekazywanie danych do zewnętrznych dostawców, którzy nie gwarantują zgodności z RODO,
- Brak kontroli nad kopiami zapasowymi, wykorzystywanie nieautoryzowanych aplikacji,
- Błędy ludzkie (np. niewłaściwa konfiguracja uprawnień, pozostawienie danych dostępnych dla innych użytkowników).
Szkolenia i wsparcie – klucz do skutecznego wdrożenia AI i ochrony danych
Bezpieczeństwo danych wymaga wiedzy, a nie tylko najlepszych narzędzi. Cyfrowa szkoła czy nowoczesny urząd powinny inwestować w regularne szkolenia z zakresu zarządzania danymi, ochrony informacji i obsługi systemów AI. Dzięki temu kluczowe zasady ochrony są stosowane na każdym etapie pracy z dokumentacją elektroniczną i w kontaktach z interesantami.
Jak finansować szkolenia i podnoszenie kompetencji kadry?
Z pomocą przychodzą dofinansowania na szkolenia i projekty rozwojowe – np. BUR (Baza Usług Rozwojowych) czy Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS). Dzięki nim możliwe jest sfinansowanie szkoleń dla całego zespołu z zakresu RODO, AI i bezpieczeństwa cyfrowego.
Podsumowanie
AI to ogromna szansa na modernizację polskiej edukacji i administracji, ale tylko wtedy, gdy jest wykorzystywana zgodnie z RODO i zasadami bezpieczeństwa. Ostateczna odpowiedzialność zawsze leży po stronie szkoły lub urzędu, dlatego świadoma polityka zarządzania danymi oraz inwestycja w szkolenia są dziś absolutnym fundamentem bezpiecznego rozwoju. Dowiedz się, jak przygotować swoją placówkę – zobacz ofertę profesjonalnych szkoleń i doradztwa Akademii Rozwoju i Sukcesu i buduj cyfrową instytucję bez strachu o dane.